Organisation de congrès dans toute la France
DoubleJe – Terrexpos vous propose ses services pour organiser vos congrès partout en France.
Un accompagnement personnalisé pour l’organisation de congrès en France
Les congrès ont pour objectif d’apporter de la visibilité et de la cohésion. Les participants peuvent partager des expériences ainsi que des connaissances. Ils servent également à connaitre les tendances majoritaires d’un secteur, les dernières évolutions et les futures prévisions. Ce genre d’événement peut paraitre parfois assez répétitif et peu interactif. Les entreprises et autres institutions publiques délèguent l’organisation de leurs congrès à des agences spécialisées. Cela leur permet d’avoir accès à un savoir-faire important ainsi qu’à de nombreux prestataires aguerris. DoubleJe met à votre disposition son expérience accumulée lors de nombreuses années d’activité. Notre agence est composée de collaborateurs aux multiples compétences : commerciale, logistique, animation, etc. Nous personnalisons votre événement afin qu’il corresponde au discours que vous souhaitez diffuser. Les valeurs de votre entreprise sont mises en avant et votre visibilité augmente. Nos collaborateurs vous proposent un suivi total. De la première réunion de projet à la fin de votre congrès, nous vous accompagnons pour chacune des étapes : élaboration du programme, choix du lieu, etc.
Une étroite collaboration avec nos équipes
Le maître-mot de notre agence est une coopération absolue avec nos clients. Nos collaborateurs ont suivi une formation pour vous accompagner dans chacun des moments-clés de votre congrès. Ils possèdent les compétences nécessaires pour effectuer un suivi de qualité : communication, amabilité, écoute, respect, considération, réactivité, etc. Ils seront à votre disposition durant l’élaboration de votre projet mais aussi pendant son déroulement ! Lors de votre premier contact avec nos services, notre équipe commerciale définira en votre compagnie vos besoins et vos objectifs. Suite à cette analyse, des propositions vous seront faites. A vous de les valider ou de les rejeter. Nous modifierons notre solution jusqu’à obtenir votre accord. Après la validation de votre projet, il sera nécessaire de trouver un lieu en accord avec vos exigences. Quel type d’architecture préférez-vous ? Souhaitez-vous une salle de congrès en plein centre-ville ou au contraire plus éloignée des grands pôles urbains ? Toutes ces questions sont à définir avec nos équipes. Sachez que nous possédons une liste de lieux qui peuvent correspondre à toutes vos attentes. Si tel n’est pas le cas, nos prospecteurs aguerris partiront chercher la « perle rare ». D’autre part, si vous avez déjà un lieu en tête, informez-nous le plus rapidement possible. Nous essaierons de le louer le temps de votre événement.
Animations sur mesure et prêtes à l’emploi
Lors d’un congrès, les thématiques s’enchainent et obligent vos participants à maintenir un rythme soutenu. Avec DoubleJe, vous pourrez leur proposer des animations détente autour d’un sujet. Le ludisme et la relaxation sont au cœur de ces animations qui permettent de relâcher la tension et le stress. Vos invités peuvent par la suite reprendre le cours du congrès. Ils seront plus concentrés et efficaces. Ces animations personnalisées font partie des avantages proposés par notre agence. La communication et la qualité de votre événement sont deux autres conséquences positives d’un projet planifié par nos équipes.
Communication et qualité de notre organisation
Avec DoubleJe, la qualité logistique et organisationnelle de votre congrès est une évidence. Nos équipes conçoivent chaque étape et vous aident à trouver le lieu idéal. La gestion des inscriptions en ligne est également gérée par nos services. Un logiciel nous aide à superviser l’état d’engagement de vos invités. Outre les inscriptions, nous coordonnons les hébergements de vos invités. Faites-nous part de vos préférences pour votre assistance. Un hôtel de grand standing ou des chambres en appart hôtel ? Nous pouvons nous charger de tout. La logistique et l’organisation sont des aspects primordiaux pour organiser un congrès de haut niveau. Toutefois, la communication est un paramètre à ne pas oublier. Il permet d’avoir la couverture médiatique proportionnelle à son intérêt. De plus, il attire des invités potentiels, qui pourraient refuser devant le peu d’attractivité de votre événement. Nos équipes se chargent par conséquent de faire des campagnes d’emailing et de SMS. Fournissez-nous vos listes de contacts préférentiels. Nous les contacterons dans les plus brefs délais pour les informer de l’avènement de votre congrès. D’autre part, nos collaborateurs feront une analyse approfondie des personnes et institutions importantes dans votre secteur d’activité. Des emails et des sms leur seront envoyés afin de les solliciter à participer. Le retour satisfaction est un autre des aspects que nous assumons. Par l’intermédiaire d’un questionnaire de satisfaction, nous sollicitons le « feedback » de vos invités. Cette mesure vous permet de savoir ce qui leur a plu et leur a déplu. Les résultats obtenus donnent la possibilité d’améliorer le contenu et l’organisation de votre prochain congrès. Vous connaitrez avec exactitude les aspects à améliorer ou à implanter. DoubleJe est à votre disposition pour toute question et information. Nos équipes vous répondent avec énergie et bonne humeur. Appelez-nous sans plus attendre pour connaitre l’étendue de notre offre.
